Facturezi clienți firme din UE? Ghidul facturilor intracomunitare pentru PFA
✔ Un PFA care prestează servicii către firme din UE are nevoie de un cod de TVA intracomunitar chiar dacă e sub plafonul de 395.000 lei
✔ Codul intracomunitar nu te face plătitor de TVA în România: sunt două înregistrări diferite, cerute cu același formular, D700
✔ Declarația D390 se depune lunar, dar doar pentru lunile în care ai avut efectiv operațiuni intracomunitare
✔ Dacă PFA-ul devine plătitor de TVA deplin, codul intracomunitar se închide automat și rămâi cu un singur cod
Primul client din UE vine de obicei prin recomandare: o agenție din Berlin, un startup din Amsterdam, o firmă din Viena care are nevoie exact de ce faci tu. Contractul e agreat, prețul e în euro, iar entuziasmul ține până la momentul facturii, când apare întrebarea: cum facturezi legal o firmă din alt stat membru de pe PFA-ul tău?
Confuzia e explicabilă. Regulile pentru operațiuni intracomunitare sunt un strat separat de plafonul de scutire de TVA pe care îl știai deja, iar cele două se amestecă frecvent în discuțiile dintre freelanceri. Vestea bună: odată despărțite, schema devine simplă.
Ce vei afla din acest articol:
- Ce cod îi trebuie PFA-ului tău pentru clienți firme din UE și cum îl obții
- Cum arată factura intracomunitară emisă corect și ce mențiuni poartă
- Ce declarații apar la pachet și ce se schimbă dacă devii plătitor de TVA
Ce cod de TVA îi trebuie unui PFA care facturează firme din UE
Răspunsul scurt: un PFA care prestează servicii către firme din alte state UE are nevoie de un cod de TVA intracomunitar, obținut în baza art. 317 din Codul Fiscal cu formularul D700, chiar dacă rămâne sub plafonul de 395.000 lei și neplătitor de TVA în România. Regula e valabilă și în 2026.
Aici e distincția pe care mulți o află târziu: codul intracomunitar și înregistrarea ca plătitor de TVA sunt două lucruri diferite. Primul e un cod special pentru relația cu firmele din UE. A doua e statutul complet de plătitor, care vine cu TVA colectat la facturile interne. Poți avea codul intracomunitar ani întregi fără să devii vreodată plătitor deplin. Și încă un detaliu cu bătaie lungă: același cod special îți trebuie și când cumperi servicii din UE — de la abonamentele software în sus — caz în care TVA-ul se declară și se achită în România, prin decontul special D301; obligația există de la primul abonament, fără vreun plafon.
| Cod TVA intracomunitar (art. 317) | Plătitor de TVA deplin (art. 316) | |
|---|---|---|
| Când apare | Prestezi servicii B2B către firme din UE, indiferent de cifra de afaceri | Depășești plafonul de 395.000 lei sau te înregistrezi voluntar |
| Colectezi TVA la facturile din România | Nu | Da, la cota standard de 21% |
| Deduci TVA din achiziții | Nu | Da |
| Declarații | D390, doar pentru lunile cu operațiuni | D300 lunar sau trimestrial, plus D390 și D394 după caz |
Obligația de a avea codul apare și în alte situații, de pildă la achiziții de bunuri din UE de peste 10.000 euro pe an. Pentru un PFA de servicii, însă, scenariul dominant rămâne cel de mai sus: clienți firme din alte state membre.
Un sfat practic: cere codul înainte de prima factură, nu după. Factura și declarația care o însoțește au nevoie de el.
Cum arată factura intracomunitară emisă de un PFA
Pentru serviciile prestate către o firmă din UE, regula generală spune că locul prestării e la beneficiar. Concret: factura ta pleacă fără TVA românesc, iar clientul își socotește TVA-ul în țara lui. În practică, pe factură se trece mențiunea „taxare inversă” („reverse charge”), împreună cu codul tău intracomunitar și codul de TVA al clientului.
Înainte de emitere, verifică codul clientului în VIES, sistemul european de validare. Un cod invalid al clientului îți poate strica încadrarea operațiunii, iar verificarea durează un minut.
Moneda nu e o problemă: factura către clientul din Viena poate fi emisă în euro, cu suma convertită în evidența ta în lei după regulile contabile. Contractul, factura și corespondența rămân dosarul tău pentru orice întrebare ulterioară, așa că păstrează-le împreună.
D390, declarația care sperie degeaba: lunară, dar doar cu operațiuni
Odată cu codul intracomunitar apare și obligația declarativă: D390, declarația recapitulativă VIES. Aici circulă multă informație veche sau pur și simplu greșită, așa că merită spus apăsat: D390 se depune lunar, până pe 25 inclusiv a lunii următoare, dar numai pentru lunile în care ai avut efectiv operațiuni intracomunitare. Nu se depune „pe zero”.
Tradus în viața reală a unui freelancer: dacă ai facturat clientul din Berlin în martie și în iunie, depui D390 în aprilie și în iulie. Pentru restul lunilor, nimic. Declarația nu e grea, dar ratarea ei la lunile cu facturi se vede, pentru că datele tale se încrucișează cu raportările clientului din țara lui.
Mai există o nuanță utilă pentru planurile de creștere: dacă PFA-ul tău depășește într-o zi plafonul de 395.000 lei și devine plătitor de TVA deplin, codul intracomunitar se închide automat, iar de atunci folosești un singur cod, cel de plătitor. Tranziția nu îți lasă două coduri paralele de administrat.
Evidența intracomunitară, fără dosare paralele
Partea grea la facturarea în UE nu e regula, ci disciplina: codul cerut la timp, mențiunile corecte pe fiecare factură, D390 depusă fix în lunile potrivite și evidența în lei la zi, indiferent de moneda facturii.
Exact aici ajută o platformă care le ține pe toate în același loc. SOLO este platforma digitală de contabilitate completă pentru PFA și PFI din România, cu 18.000+ PFA-uri în gestiune, construită pentru freelanceri și liber-profesioniști cu activitate de servicii. Concret, prin SOLO poți:
- Să emiți facturi în lei sau în valută, către clienți din România sau din UE, din aceeași aplicație
- Să lași platforma să analizeze ce tip de înregistrare TVA ți se potrivește, inclusiv varianta doar intracomunitar, și să depună cererea la ANAF pe bază de procură notarială
- Să ai declarațiile aferente depuse la termen, doar atunci când există operațiuni de raportat
- Să întrebi consultanții, pe limba ta, înainte să emiți prima factură către un client extern
Abonamentul e 139 lei/lună (preț valabil în 2026), cu totul inclus, iar declarațiile pleacă la termen cu un angajament pe care puține servicii îl formalizează: dacă platforma greșește o declarație din vina ei, SOLO plătește amenda, angajament scris în termenii serviciului.
Checklist: e PFA-ul tău pregătit pentru clienți din UE?
- Ai cod de TVA intracomunitar sau ai depus D700 înainte de prima factură externă?
- Verifici codul de TVA al clientului în VIES înainte de fiecare colaborare nouă?
- Facturile tale externe poartă mențiunea de taxare inversă și ambele coduri de TVA?
- Știi în ce luni ai avut operațiuni intracomunitare, ca să depui D390 doar atunci?
- Ai evidența în lei la zi, chiar dacă facturezi în euro?
Dacă PFA-ul tău a început să lucreze cu firme din UE și vrei ca evidența, codurile și declarațiile să fie duse de altcineva, poți să te porțezi la SOLO aici. Platforma îți preia contabilitatea pe ultimul an la portare.
Întrebări frecvente despre facturile intracomunitare la PFA
Am nevoie de cod de TVA intracomunitar dacă PFA-ul meu e sub plafonul de 395.000 lei?
Da. Codul intracomunitar de la art. 317 e independent de plafon: îl obții cu formularul D700 pentru serviciile prestate firmelor din UE și rămâi în continuare neplătitor de TVA pentru facturile din România.
Cât de des depune un PFA declarația D390?
D390 se depune lunar, până pe 25 inclusiv a lunii următoare, dar numai pentru lunile în care au existat efectiv operațiuni intracomunitare. În lunile fără facturi către UE nu depui nimic.
Pot emite factura către clientul din UE în euro?
Da, factura poate fi emisă în valuta agreată prin contract, iar în evidența contabilă a PFA-ului suma ajunge convertită în lei. O platformă care suportă facturarea în valută face conversia și înregistrarea fără calcule manuale.
