La notar, forma documentului contează la fel de mult ca fiecare dată din el: unele acte trebuie prezentate în original, pentru verificare, altele se lasă în copie la dosar, iar altele cer copii certificate sau legalizate. Confuzia dintre aceste forme este una dintre cele mai frecvente cauze de deplasări în plus. Întrebările de mai jos clarifică ce înseamnă fiecare formă și când se cere.
Care este diferența dintre original, copie simplă și copie conformă?
Originalul este documentul emis de autoritate sau semnat de părți, cu semnăturile și ștampilele în forma inițială. Copia simplă este o fotocopie sau o scanare, fără nicio certificare. Copia conformă cu originalul este o copie pe care cineva împuternicit, de exemplu emitentul sau notarul, o certifică drept identică cu originalul. Pentru multe tranzacții, notarul verifică originalul și păstrează o copie, pe care o certifică el însuși. Dacă un document este cerut „în copie certificată”, înseamnă că trebuie să aibă o mențiune oficială care atestă conformitatea.
Ce înseamnă o copie legalizată și când se cere?
Copia legalizată este o copie certificată de un notar, care constată că ea corespunde originalului prezentat. Se cere în situații în care documentul original nu poate rămâne în dosar sau trebuie depus la mai multe instituții, de exemplu un act de proprietate necesar la bancă și la primărie. Notarul aplică ștampila și semnătura pe copie, iar aceasta are valoare probatorie. Nu orice instituție cere legalizare; întreabă ce formă acceptă înainte de a plăti, pentru că fiecare legalizare are un cost.
Trebuie să aduc originalul actului de identitate?
Da. Identitatea părților se verifică pe baza actelor originale, valabile. Copia nu înlocuiește originalul. Notarul va păstra o copie a actului de identitate în dosar, dar întotdeauna cere să vadă documentul în original. Același principiu se aplică certificatelor de stare civilă în situațiile în care identificarea sau legătura de rudenie este esențială.
Ce acte rămân în original la notar?
În mod obișnuit, notarul nu reține originalele actelor tale personale, ci doar copii. Unele documente specifice, cum ar fi procurile pe care le folosește un mandatar, pot rămâne în dosar în original sau în copie legalizată, în funcție de natura actului. Actul notarial propriu-zis se încheie în mai multe exemplare originale, dintre care unul rămâne la arhiva biroului. Dacă ai dubii despre ce se întâmplă cu un document anume, întreabă înainte de semnare, ca să nu rămâi fără un act de care ai nevoie.
Documentele emise de instituții pot fi aduse în copie?
Depinde de document. Certificatele eliberate de instituții, precum certificatul fiscal sau adeverința de la asociația de proprietari, se aduc de regulă în original, pentru că ele atestă o situație la un moment dat. Extrasul de carte funciară se prezintă în forma emisă de oficiul de cadastru, în original sau în formă electronică acceptată. Documente mai vechi, cum ar fi un contract de vânzare dintr-un dosar de familie, pot fi folosite în original sau în copie legalizată, după caz. Lista completă, pe tipuri de acte, este prezentată în ghidul documentelor necesare la notar, util pentru a vedea unde se potrivesc exemplele tale.
Se pot folosi documente scanate sau trimise electronic?
Unele birouri acceptă scanări pentru etapa de pregătire, ca să verifice din timp actele și să redacteze proiectul de act. Pentru semnare, însă, se cer originalele sau copiile prevăzute de lege. Documentele electronice cu semnătură calificată au un statut special și pot fi acceptate în anumite situații, dar practica diferă. Cel mai sigur este să întrebi biroul ce formate primește și ce trebuie să aduci fizic.
Ce fac dacă am doar o copie a unui document important?
Dacă ai pierdut originalul, încearcă să soliciți un duplicat de la instituția emitentă: primărie, oficiu de cadastru, stare civilă, arhivele statului. Notarul poate accepta, în anumite cazuri, o copie certificată sau un extras, dar nu în toate. Un act vechi, de exemplu un contract de acum zeci de ani, poate fi reconstituit prin arhive sau prin hotărâre judecătorească. Începe cât mai devreme, pentru că procedurile pot dura.
Cum arăta o mapă pregătită corect?
- un set de originale, grupate pe categorii, ușor de scos la cerere;
- un set de copii simple, pentru dosarul propriu și pentru eventualele cereri ale notarului;
- copii legalizate, doar dacă au fost cerute explicit;
- traduceri autorizate, atașate actelor în limbi străine;
- o listă cu documentele, bifate pe măsură ce le verifici.
Merită spus și că nu orice notar are aceleași preferințe de formă. Unii acceptă copii scanate pentru pregătire, alții cer totul în fizic. Păstrează un răspuns scris sau o notă a discuției, ca să știi ce ți s-a spus.
Ce greșeli apar cel mai des?
Una este aducerea doar a copiilor, atunci când se cer originale pentru verificare. Alta este legalizarea unor copii inutile, ceea ce înseamnă costuri fără rost. A treia este folosirea unor copii vechi sau ilizibile, pe care notarul nu le poate accepta. În fine, mulți uită să verifice dacă documentele străine sunt apostilate sau traduse, ceea ce transformă o programare într-o simplă vizită de lămurire. Cum organizezi ansamblul actelor, pe categorii, găsești în rubrica documente necesare.
Unde poți verifica înainte de a pleca la notar?
Cea mai bună sursă este biroul notarial unde ai programare. Un telefon sau un mesaj în care întrebi ce documente și în ce formă trebuie să aduci îți poate economisi o zi. Pentru o privire de ansamblu asupra actelor care se încheie la notar, ghidurile de pe NotarNews explică pe înțeles etapele principale. Dacă situația ta implică documente din străinătate, bunuri în mai multe locuri sau persoane reprezentate prin procură, discută din timp cu notarul, pentru că cerințele pot fi mai complexe.
